Communication et coordination

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Aperçu

Une communication et une coordination efficaces entre des partenaires d’enquête sont fondamentales à toute enquête sur une éclosion. La complexité des enquêtes en ce qui concerne le nombre de partenaires participants, le volume et les différents types de renseignements à communiquer ainsi que l’urgence nécessitent des voies de communication claires et une approche coordonnée.

La communication et la coordination peuvent être améliorées en favorisant des relations de travail saines avec les partenaires ainsi qu’en élaborant et en mettant en œuvre des procédures de communication au moyen de modèles et de plateformes en ligne pour transmettre les renseignements et documenter l’éclosion. Cet article contient également un aperçu de deux exemples fédéraux qui peuvent faciliter l’efficacité de la communication et de la coordination : Les Modalités canadiennes d’intervention lors de toxi­-infection d’origine alimentaire (MITIOA) et le Réseau canadien de renseignements sur la santé publique (RCRSP).

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Communication entre partenaires

Il existe diverses stratégies de communication à considérer pour assurer une communication efficace entre des partenaires d’enquête au cours d’une enquête sur une éclosion, notamment :

  • Reconnaître que les partenaires ont des domaines d’expertise différents (épidémiologie, microbiologie, salubrité des aliments ou communication). La coordination d’une équipe d’experts hautement qualifiés pour atteindre un but commun peut s’avérer difficile. Il est donc essentiel de définir clairement les rôles de chaque partenaire ou d’un groupe de partenaires.
  • Dans la tenue des réunions, il est important d’être prêt à informer tous les partenaires de l’évolution et de l’orientation de l’enquête.
  • Parfois, il peut s’avérer efficace d’avoir ciblé des communications parmi des sous-ensembles de l’équipe d’enquête (p. ex. réunion technique pour préciser les définitions de cas avec les épidémiologistes partenaires).
  • La communication de renseignements en temps opportun avec l’équipe d’enquête, par courriel ou sur une plateforme en ligne telle que le Réseau canadien de renseignements sur la santé publique (RCRSP)  ou SharePoint, aide à garder les partenaires informés des décisions prises et de l’évolution de l’enquête entre les réunions.
  • Dans la mesure du possible, inclure des éléments visuels (représentations graphiques) pour aider à communiquer des renseignements très techniques.
  • Utiliser un cycle économique qui prévoit un échéancier pour la présentation des mises à jour de document. Cela permet de s’assurer que chaque mise à jour est associée à une « estampille temporelle » précise et d’établir une prévisibilité dans la fourniture des mises à jour.

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Protocoles d’intervention en cas d’éclosion

Des protocoles d’intervention pour faciliter la communication et la coordination au cours des enquêtes sur des éclosions d’origine alimentaire sont prévus à tous les ordres de gouvernement au Canada. Ces protocoles sont particulièrement utiles lorsque plusieurs administrations ou organismes participent à une enquête sur une éclosion et aux interventions connexes. Les Modalités canadiennes d’intervention lors de toxi-infection d’origine alimentaire (MITIOA) (voir ci-dessous) est un exemple de protocole utilisé à l’échelle nationale qui sert à orienter une intervention multijuridictionnelle en cas d’éclosion d’origine alimentaire.

Modalités canadiennes d’intervention lors de toxi-infection d’origine alimentaire (MITIOA)

Les MITIOA constituent le principal document d’orientation en matière d’éclosions multijuridictionnelles de maladie d’origine alimentaire au Canada. Les MITIOA s’appliquent aux éclosions de maladies entériques au Canada lorsque des cas sont déclarés dans plus d’une province ou d’un territoire, ou au Canada et dans un autre pays, et que plusieurs organismes sont concernés, nécessitant ainsi une collaboration active entre un grand nombre d’intervenants pour reconnaître une situation d’éclosion et intervenir en conséquence.

Les MITIOA ont pour objectif d’accroître la collaboration et la coordination entre les partenaires, de définir clairement les voies de communication et d’améliorer l’efficience et l’efficacité de l’intervention. Pour atteindre ces objectifs, elles définissent les rôles et responsabilités des partenaires d’enquête et fournissent des procédures opérationnelles détaillées pour la coordination de l’intervention lors d’une éclosion multijuridictionnelle de maladie d’origine alimentaire. Un résumé des rôles et responsabilités des partenaires d’enquête se trouve également dans l’article « Partenaires de santé publique ».

  • Comité national de coordination d’enquête en cas d’éclosion : Un comité de coordination de l’enquête sur l’éclosion sert de tribune principale pour communiquer et interpréter des renseignements lors d’une enquête sur une éclosion. Ce comité est composé de représentants désignés pour agir au nom des partenaires des différents ministères et ordres de gouvernement concernés lors d’une enquête sur une éclosion donnée. Les représentants peuvent venir de l’Agence de la santé publique du Canada, de Santé Canada, de l’Agence canadienne d’inspection des aliments , des ministères de la Santé et de l’Agriculture provinciaux et territoriaux ou de bureaux de santé publique locaux. Des experts en épidémiologie, en microbiologie, en salubrité alimentaire et en communication sont représentés au sein du comité de coordination de l’enquête sur l’éclosion. Les principaux objectifs d’un comité de coordination de l’enquête sur l’éclosion sont de faciliter la communication entre les organismes participants, de servir de point central pour communiquer des renseignements provenant de toutes les sources, de discuter des résultats de l’enquête sur l’éclosion et de parvenir à un consensus sur l’orientation de l’enquête et sur les mesures de santé publique. Une demande d’évaluation du comité de coordination de l’enquête sur l’éclosion est une téléconférence entre tous les partenaires touchés pour examiner l’information disponible et évaluer si la mise sur pied d’un comité de coordination de l’enquête sur l’éclosion pour exécuter une enquête coordonnée est justifiée.
  • Lien aux MITIOA : https://www.canada.ca/fr/sante-publique/services/maladies-infectieuses/infections-origine-hydrique-alimentaire-zoonotique/modalites-intervention-toxi-infection-mitioa-2010-cas-eclosion-multijuridictionnelle.html 

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Gestion des urgences

Dans les situations d’éclosion où des ressources supplémentaires autres que celles qui sont actuellement disponibles sont nécessaires, un centre d’opérations d’urgence peut être mis sur pied. Cela peut se produire en raison de l’ampleur et de la gravité de l’éclosion, des ressources humaines et opérationnelles nécessaires pour gérer l’éclosion et mettre en œuvre les mesures de prévention et de contrôle, ou de l’attention qu’une enquête sur une éclosion pourrait susciter de la classe politique ou des médias. Par conséquent, d’autres structures sont mises en place pour coordonner les interventions. Le Système de gestion des incidents et le Système de commandement des interventions sont deux exemples d’approches normalisées de la gestion des urgences qui précisent comment coordonner les ressources humaines, le matériel, les procédures et les stratégies de communication au cours d’une urgence. Les deux systèmes définissent clairement les rôles, les responsabilités et les procédures opérationnelles, et ils permettent de s’assurer que le travail d’un centre d’opérations d’urgence est effectué de façon efficace et efficiente.

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Réseau canadian de renseignements sur la santé publique

Le Réseau canadien de renseignements sur la santé publique (RCRSP) est une plateforme en ligne sécurisée pour les applications et les ressources qui facilitent la communication et la coordination par la surveillance des maladies, l’échange de renseignements, la recherche et l’intervention. Les données ne peuvent être communiquées qu’à des intervenants en santé publique locaux, régionaux, provinciaux, territoriaux et nationaux qui ont accès au Réseau canadien de renseignements sur la santé publique et à des applications précises du Réseau. Les applications du Réseau qui sont utilisées dans le cadre d’enquêtes sur les éclosions de maladies entériques comprennent les alertes de santé publique, « Outbreak Central » et le registre des éclosions. Le Réseau et ses applications ne sont pas destinés au public. L’accès aux applications est réservé aux utilisateurs autorisés.

Alertes de santé publique

Les alertes de santé publique font l’objet d’une application sur le Réseau canadien de renseignements sur la santé publique qui permet la notification et la diffusion en temps opportun de renseignements entre des intervenants en santé publique locaux, régionaux, provinciaux, territoriaux et nationaux. Les utilisateurs peuvent sélectionner le public cible (une province ou un territoire, plusieurs provinces ou territoires, autorité nationale) qui sera avisé par courriel de l’affichage d’une nouvelle alerte de santé publique. Les alertes de santé publique sont utilisées dans la recherche de cas et pour renseigner sur des situations faisant l’objet d’enquêtes à l’échelle nationale, provinciale, territoriale et locale.

« Outbreak Central »

« Outbreak Central » est un tableau d’événements du Réseau canadien de renseignements sur la santé publique dont se servent les partenaires d’enquête pour voir et gérer des documents liés à une enquête sur une éclosion. Ces documents peuvent comprendre des résumés épidémiologiques, des courbes épidémiques, des résumés d’événements, des tableaux de fréquence de consommation des aliments, des cartes et des procès-verbaux.

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Communications publiques

Tous les partenaires d’enquête sont responsables de veiller à ce que les communications au public soient coordonnées et diffusées en temps utile et transmettent un message cohérent. En général, les représentants des communications de toutes les organisations se réunissent régulièrement tout au long de l’enquête pour partager de l’information et discuter des tactiques de communication afin d’assurer une approche coordonnée. Dans la plupart des cas, les approches de communication sont complémentaires, sinon identiques. Ces discussions peuvent avoir lieu pendant les téléconférences du Comité national de coordination de l’enquête sur l’éclosion (CCEE), lors de téléconférences distinctes portant sur les communications ou pendant des téléconférences au sein de chaque organisation. Dans l’environnement actuel où les nouvelles et les médias sociaux sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, il est important de fournir des renseignements réguliers et exacts au public. Compte tenu de la nature très technique des questions liées à la salubrité des aliments, il est essentiel que les experts en la matière concernés examinent soigneusement le contenu des communications avant leur publication, mais que les renseignements diffusés au public soient faciles à comprendre et rédigés en langage vernaculaire.

Principaux domaines de communication à prendre en considération :

  • Moyens de communication (médias, Internet, médias sociaux, demandes de renseignements du public)
  • Publics cibles (p. ex. populations vulnérables, communications destinées aux partenaires/intervenants)
  • Choix du moment de la diffusion de l’information aux publics cibles
  • Facteurs de communication des risques :
    • degré de risque pour la santé du public cible
    • répercussions si la communication est diffusée sans que la source de la maladie soit connue
    • conséquences si la communication n’est pas effectuée assez tôt sur une éclosion

Exemples de communications publiques transmettant un message cohérent de différents organismes :

Autres exemples de communication publique :

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Documentation de l’éclosion

En plus de tenir un registre des décisions et des événements clés au cours d’une enquête sur une éclosion (notes, procès-verbaux, courriels, etc.), l’équipe d’enquête peut également choisir d’élaborer la chronologie d’une éclosion (ou la description chronologique des événements). La chronologie d’une éclosion est un registre des décisions qui ont été prises et des événements importants qui sont survenus au cours d’une enquête sur une éclosion. Les chronologies peuvent servir à diverses fins, telles que la responsabilisation, la transparence et l’évaluation. Il existe deux types de chronologie :

  1. Chronologie tabulaire ou textuelle : résumé détaillé de tous les événements importants qui se produisent chaque jour au cours d’une enquête.
  2. Chronologie visuelle : événements principaux seulement, inscrits sur une courbe épidémique.

Le contenu et la description détaillée du classement chronologique varient selon l’intensité de l’événement. Différentes chronologies peuvent être créées pour différents publics cibles (p. ex. le public, les partenaires d’enquête, la haute direction).

Exemples :

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Outils

Liste d’acronymes

  • Ce document comporte une liste d’acronymes mentionnés dans la trousse d’outils sur l’éclosion des maladies entériques ou qui présentent un intérêt pour les professionnels de la santé publique qui participent aux interventions en cas d’éclosion d’une maladie entérique.

Modalités canadiennes d’intervention lors de toxi-infection d’origine alimentaire (MITIOA) 

  • Il s’agit du principal document d’orientation en matière d’enquête multijuridictionnelle sur les éclosions de maladie d’origine alimentaire au Canada; on s’y réfère lorsque des cas sont déclarés dans plus d’une province ou un territoire, ou au Canada et dans un autre pays, et lorsque plusieurs agences de santé publique sont impliquées dans l’enquête.

Modèle de téléconférence d’évaluation du CCEE

  • Ce document Word donne un modèle typique de téléconférence d’évaluation du CCEE, ainsi qu’un modèle de rédaction des procès-verbaux.

Modèle de conférence téléphonique

  • Ce document Word fournit un modèle typique d’ordre du jour des conférences téléphoniques du CCEE, ainsi qu’un modèle pour rédiger les procès-verbaux.

Modèle d’alerte de santé publique

Modèle de chronologie

  • Ce document Word donne des directives pour créer la chronologie d’une enquête ainsi que des suggestions de format.

Modèle de chronologie (calendrier visuel des événements)

  • Ce document PowerPoint fournit des instructions de formatage pour créer un calendrier visuel des événements dans le cadre d’une enquête sur l’éclosion, qui consigne les cas au fil du temps, ainsi que les principaux événements et mesures de santé publique entrepris. 

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